Mødet med E.G. og idéer til smartere systemer

#

For nylig havde jeg et møde med E.G., hvor vi talte om deres arbejde med bryllupper, store fester, julemarked og de mange administrative opgaver, der følger med.

Det gav mig et godt indblik i, hvor meget der stadig bliver håndteret manuelt. Samtidig blev det tydeligt, at der er mange steder, hvor et mere samlet systemlandskab kunne gøre hverdagen lettere.

Hvad jeg tog med mig fra mødet

#

Det, der især stod klart for mig, var at deres arbejde ikke bare handler om events. Det handler også om:

• kontrakter og tilbud
• mailkorrespondance
• koordinering mellem ansatte
• logistik og indkøb
• opfølgning på ændringer fra kunder
• overblik over lokaler, huse og kapacitet

Meget af det ligger allerede i ting som Trello, e-conomics, Word-skabeloner, Dropbox og mails. Men det er netop derfor, det er interessant: når information ligger flere steder, opstår der hurtigt dobbeltarbejde.

Deres nuværende systemlandskab

#

Et af de mest oplagte steder at starte ville være at lave et klart overblik over deres nuværende systemer.

Jeg ser allerede nogle tydelige brikker:

• Trello til sagsstyring og status
• e-conomics til bogføring og fakturaer
• Word-skabeloner til kontrakter og tilbud
• Dropbox til dokumenter
• mail til kundekontakt og opfølgning
• Squarespace til hjemmesiden

Hvis man tegner det op som et systemlandskab, bliver det lettere at se:

• hvor data oprettes
• hvor data flytter sig hen
• hvor der opstår manuelt copy-paste
• hvor noget kan automatiseres

Mulige systemer de kunne have gavn af

#

Jeg kan især se mening i nogle mindre, praktiske værktøjer frem for ét stort system, der skal løse alt.

1. Et samlet event-overblik

#

Et dashboard, hvor man kan se hvert arrangement samlet ét sted:

• kontraktstatus
• antal gæster
• allergier og kostbehov
• bordplan
• indkøb
• deadlines
• hvem der er ansvarlig

Det kunne fungere som et lag oven på deres eksisterende workflow, så de ikke skal lede i flere systemer.

2. Kontrakt- og tilbudsskabeloner

#

Johan bruger allerede skabeloner meget. Her kunne et system hjælpe med:

• automatisk at udfylde standardfelter
• genbruge tekstblokke
• generere et første udkast til tilbud
• holde styr på tillæg og ændringer

Det ville ikke nødvendigvis erstatte det menneskelige arbejde, men det kunne fjerne en stor del af copy-paste-arbejdet.

3. Reminder- og opfølgningssystem

#

Mange informationer kommer drypvis. Bordplan, antal vegetarer, endelige detaljer og lignende kommer ofte sent.

Et lille system kunne sende påmindelser til både teamet og kunden, så vigtige ting ikke bliver glemt.

Det ville være særligt nyttigt, hvis man kan koble det til faste milepæle:

• 3 måneder før
• 1 måned før
• 2 uger før
• dagen før

4. Lager- og indkøbsoverblik

#

Der blev nævnt, at lagerstyring og optælling i dag er ret manuelt. Her kunne et system hjælpe med:

• optælling af duge, servietter, lys og lignende
• forslag til bestilling baseret på kapacitet og booking
• overblik over hvad der mangler
• historik på forbrug efter events

Det kunne især være stærkt i forbindelse med bryllupper og julemarked, hvor behovet skifter meget.

5. Julemarkeds-portal

#

Julemarkedet virker som et oplagt sted til en mindre digital løsning.

Et simpelt portal-system kunne bruges til:

• tilmelding af standholdere
• håndtering af ønsker til standplads
• information før eventet
• opfølgning og evaluering bagefter
• visning af standkort og praktiske detaljer

Det ville især give mening, fordi mange af deltagerne ikke nødvendigvis ønsker et tungt system, men bare en enkel og tydelig proces.

Hvordan AI kunne hjælpe

#

AI ville nok ikke være det, der skal styre hele forretningen. Men det kunne være rigtig nyttigt som assistent.

Jeg ser især AI som hjælp til:

• at skrive første udkast til mails
• at opsummere mødenoter
• at omdanne løse tanker til strukturerede opgaver
• at foreslå tekst til FAQ-mails og standardbeskeder
• at lave udtræk af vigtig information fra e-mails
• at hjælpe med at formulere kontrakt- og tilbudstekst

Det interessante her er, at AI kan give dem noget, jeg tænker på som digital forestillingsevne: en måde at se deres processer på en ny måde, før der bliver bygget noget.

Hvordan AI kunne hjælpe udviklerne

#

Jeg synes også, det er spændende at se på, hvordan AI kan hjælpe os som udviklere i sådan et projekt.

AI kan blandt andet hjælpe med at:

• lave et første forslag til domænemodel
• opstille begreber og navneord fra mødenoter
• tegne et udkast til procesdiagrammer
• skrive første version af brugerrejser
• generere prototyper hurtigt
• foreslå integrationer mellem systemer

Men det kræver stadig menneskelig vurdering. Hvis man bygger noget til en rigtig virksomhed, er det vigtigt at forstå deres faktiske arbejdsgange og ikke bare antage, at en smart idé automatisk passer ind.

Det vigtigste fra mødet

#

Det, jeg især tager med mig, er at deres største udfordringer ikke nødvendigvis er mangel på software.

Udfordringen er snarere:

• at information ligger spredt
• at meget arbejde bliver gentaget
• at vigtige ting kommer i flere runder
• at der er behov for både struktur og personligt touch

Det er præcis den type problem, hvor små, velvalgte systemer kan gøre en stor forskel.

Refleksion

#

Mødet gav mig en god påmindelse om, at god software ikke bare handler om teknologi.

Det handler om at forstå mennesker, samarbejde og virkelige arbejdsgange. For E.G. giver det nok mest værdi at bygge noget, der understøtter deres nuværende måde at arbejde på, frem for at tvinge dem over i noget helt nyt.

Hvis jeg skulle opsummere det kort, ville jeg sige:

Først skal vi forstå systemlandskabet. Så kan vi begynde at forestille os, hvordan det kan blive bedre.